Faciliter la création, l’organisation, et le suivi de vos projets au sein de votre workspace. En quelques clics, partez du bon pied en intégrant des bonnes pratiques et des processus simples.
✨ Etape 1 : Créez
Créez votre workspace et invitez les membres de votre organisation.
Rendez-vous sur la page de création de compte afin de créer votre compte utilisateur et le workspace de votre organisation.
Depuis la page Settings and Members, invitez vos collaborateurs à rejoindre votre workspace afin qu’ils puissent créer et éditer les projets au sein du Flightlog.
💡 A noter : L’ensemble des utilisateurs qui rejoignent votre workspace avec le même nom de domaine que celui défini dans les Workspace settings en tant que ‘Authorized email domain‘ seront automatiquement ajoutés en tant que member de votre workspace.
Une fois que les membres de votre organisation ont accepté votre invitation et créé leurs comptes Flightlog, vous pouvez facilement leur assigner un rôle :
- Owner : Par défaut il s’agit de la personne ayant créée le workspace. Cette personne a accès à tous les groupes et projets du workspace, qu’ils soient publics ou privés. Les owners sont les seuls à pouvoir gérer la facturation, et la souscription à un abonnement premium.
- Admin : Les administrateurs ont également accès à tous les groupes, projets du workspace qu’ils soient privés ou publics.
- Members : Les membres ont accès à tous les groupes publics du workspace avec par défaut des droits d’édition sur ces projets. Cela leur permet de mettre à jour ou créer des groupes et projets. Les members ont accès aux groupes et projets privés uniquement s’ils ont été invités à rejoindre la team du groupe ou du projet.
👉 En savoir plus sur les rôles au sein d’un workspace
🗂 Etape 2 : Organisez
Organisez l’ensemble de vos projets dans des groupes en gérant la confidentialité et l’accès de chacun.
Organisez vos groupes
Au sein de votre workspace, les groupes permettent d'organiser les projets. Un groupe peut donc contenir autant de projets que souhaités.
⚙️ En pratique : Vous pouvez par exemple créer un premier groupe ‘Sales’ qui permettra de suivre l’ensemble des projets en processus de vente, et un groupe pour chacun de vos clients qui regroupera l'ensemble des projets d'un client donné.
Afin de faciliter la gestion de la confidentialité au sein de votre workspace lorsque vous créez un groupe, vous pouvez choisir s’il s’agit d’un :
- Groupe public : visible par l’ensemble des membres de votre workspace.
- Groupe privé : visible uniquement par les owners, admins et par les members ayant été invités à rejoindre le groupe.
⚙️ En pratique : Les projets opérationnels de votre organisation sont publics à votre workspace et donc accessibles par l’ensemble de vos collaborateurs. A contrario, un groupe réunissant des projets confidentiels peut être privé : vous pouvez alors facilement gérer les accès de chaque collaborateur, partenaire ou client au cas par cas.
👉 En savoir plus sur la gestion de la confidentialité
Invitez des utilisateurs à rejoindre un groupe
Une fois les premiers groupes créés, invitez simplement les collaborateurs à rejoindre la team de chaque groupe, ils auront directement accès à l’ensemble des projets publics du groupe.
En plus des membres de votre workspace, vous pouvez, à tout moment, inviter une personne “externe” à votre organisation à rejoindre un groupe.
💡 A noter : Cet utilisateur externe est appelé Guest au sein du Flightlog. Contrairement à l’ensemble des membres du workspace (owners, admins, members), un guest a uniquement accès aux groupes et projets auxquels il a été invité.
⚙️ En pratique : Vous travaillez sur 4 projets avec un client. Vous regroupez ces 4 projets dans un groupe au nom de ce client. Vous invitez alors ce client à rejoindre le groupe en tant que Guest afin qu’il puisse avoir accès uniquement aux projets au sein de ce groupe. Il ne pourra pas visualiser les autres groupes ou projets (qu’ils soient publics ou privés) de votre workspace.
Enfin, vous pouvez facilement gérer les droits de chaque utilisateur au sein de ce groupe :
- Can view : L’utilisateur a un droit de lecture seule, il ne peut pas modifier le groupe, créer ou archiver un projet au sein de ce groupe. Par défaut l’ensemble des Guests ont un accès ‘can view’
- Can invite : L’utilisateur peut uniquement inviter ou supprimer les membres de la team du groupe.
- Can edit and invite : L’utilisateur peut modifier le groupe (son nom, sa confidentialité), créer ou archiver des projets au sein du groupe, et gérer les membres de la team. Il s’agit du droit accordé par défaut aux membres du workspace.
👉 En savoir plus sur les droits des utilisateurs au sein d’un groupe ou d’un projet
Organisez vos projets et gérez les membres
La gestion des projets est semblable à celle des groupes. Un projet peut-être :
- Un projet public : visible par l’ensemble des membres de votre workspace au sein d’un groupe public. Ou visible par l’ensemble de la team d’un groupe privé.
- Un projet privé : visible uniquement par les owners, admins et par les members ayant été invités à rejoindre ce projet.
La gestion des membres des projets est identique à la gestion des membres des groupes. Vous pouvez à tout moment inviter des membres de votre workspace ou des guests à rejoindre la team d’un projet.
Enfin la gestion des droits est également la même, vous pouvez donc facilement appliquer des droits ‘can view’, ‘can invite’ ou ‘can edit and invite’ à chaque membre de votre projet.
🚀 Pour savoir comment documenter, logger, et partager vos projets, rendez-vous sur la seconde partie de ce tutoriel !
