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✏️ Etape 3 : Documentez

Loggez chaque nouvelle activité, et uniformisez la documentation de votre projet   

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Créez et centralisez la documentation de votre projet 

Grâce à l’outil de documentation collaborative, vous pouvez facilement rédiger l’ensemble de votre documentation au sein du Flightlog. 

Créez votre premier document, et nommez-le. Celui-ci apparaîtra directement dans la liste des documents de votre projet, il sera accessible par l’ensemble de la team du projet. Organisez et rangez facilement votre documentation en créant des sous-documents (jusqu'à 5 niveaux d'indentation possibles) à la manière de dossiers. 

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⚙️ En pratique : créez par exemple un premier document ‘Meeting reports’ qui regroupe l’ensemble des compte-rendus de réunion de votre projet. A chaque nouvelle réunion, vous pourrez ajouter un nouveau document à l'intérieur de celui-ci. 

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Pour chaque document vous pouvez : 

• Mettre en forme votre document pour faciliter la lecture : ajuster les niveaux de titres, insérer un lien externe, un lien vers une autre page de documentation, un tableau, des listes, des images, des vidéos … 
• Dupliquer votre document pour gagner du temps et éviter la ressaisie.
• Sauvegarder votre document en tant que template afin de le réutiliser rapidement dans n’importe quel projet du workspace, et ainsi uniformiser les documents de votre organisation. 
• Partager votre document via un lien public qui sera accessible par n’importe qui sans identification.
• Exporter votre document au format PDF pour une impression, par exemple.
• Figer votre document en le verrouillant afin d'éviter toute modification future. 

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Regroupez l’ensemble des informations importantes de votre projet au même endroit

Les Important Documents permettent de centraliser et faciliter l’accès à l’information de votre projet. Il existe deux types d’important documents : 

• Les URL links : il s'agit d'un lien externe au projet. Pour chaque URL links vous devez saisir un title qui sera le nom affiché dans la liste des Important Documents.  
• Les Project documentation : un raccourci vers une page, ou un ensemble de pages de la documentation du projet. 

Pour faciliter l’organisation des important documents, vous pouvez créer des sections, et drag and drop les documents à l'intérieur de celles-ci. 

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⚙️ En pratique : créez une section ‘Communication’, ajoutez-y un premier Important document du type URL link, et saisissez par exemple le lien vers la channel Slack ou l’équipe Teams qui sera utilisé pour les échanges quotidiens de l’équipe projet. De cette façon, à n’importe quel moment, n’importe quel collaborateur pourra facilement retrouver les différents moyens et canaux de communication du projet. Créez une seconde section ‘Monitoring’ qui listera les comptes-rendus de réunions clés que vous voulez garder sous la main et auxquels vous souhaitez accéder rapidement, etc. 

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☑️ Etape 4 : Loggez et notifiez

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Enfin, au fur et à mesure de votre projet, loggez les activités au jour le jour et partagez-les facilement à toute votre équipe. Cette page liste toutes les activités de votre projet en y joignant directement les documents associés. Vous pourrez à tout moment vous référer à cette page pour retrouver une info ou un document partagé à l’ensemble de l’équipe. 

Ajoutez un nouveau log depuis la page Logs and Activities de votre projet. A chaque log vous pouvez ajouter une pièce jointe de type : 

• New URL link : il s’agit d’un lien vers un site internet externe. 
• Project Documentation : dans cet onglet vous trouverez la liste de l’ensemble des pages de documentation de votre projet.
• Project Important Document : cet onglet liste l’ensemble des Important documents du projet. 

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⚙️ En pratique : Lors du lancement du projet, vous créez votre premier log, et vous le nommez “Lancement de projet”. Vous pouvez alors y joindre le compte-rendu de la réunion de lancement de projet qui est présent dans la documentation, et un lien externe vers le support de présentation de la réunion (par exemple un lien vers un document Google Slide, un Power Point, etc.). 

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💡 A noter : Enfin lors de la création de chaque log, vous avez la possibilité d’envoyer une notification à l'ensemble de la team du projet. Cette notification envoyée par email contiendra tous les éléments de votre log. Ainsi aucun membre ne pourra manquer une mise à jour, ou un document partagé !  

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📣 Etape 5 : Partagez vos projets et documents

Partagez facilement votre documentation et vos projets sur le web 

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Une fois vos projets lancés, ou même finalisés, vous pouvez les partager en ligne via un lien public. Ce lien public permet à n’importe quelle personne d'accéder sans login ni mot de passe à votre projet ou page de documentation. Cette option de partage est possible pour : 

• Un projet : Dans ce cas toutes les informations du projet (logs, planning, important documents, documents) sont accessibles via ce lien public. Seul l’onglet team est masqué afin de préserver les données personnelles des utilisateurs. Via un lien public, l’utilisateur peut uniquement consulter le projet et en aucun cas le modifier ou l'archiver.  
• Une page de documentation : Le lien public généré lors du partage d’une documentation permet à un utilisateur non loggé d’accéder uniquement à la page de documentation partagée et aux sous-pages de ce document. Dans ce cas aussi, l’utilisateur non loggé peut uniquement consulter les documents et en aucun cas les modifier ou les archiver. 

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⚙️ En pratique : Votre équipe a rédigé un guide d’accueil pour chaque nouveau collaborateur. Durant la phase de recrutement vous pouvez partager ce guide afin que les candidats puissent le lire et mieux comprendre la culture de votre entreprise et les enjeux au sein de votre organisation.

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🚀 Vous avez maintenant toutes les clés en main pour créer, organiser, documenter, et partager vos projets grâce au Flightlog !

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