L’arrivée d’un·e nouvel·le employé·e est toujours une phase importante dans une organisation. À chacun sa méthode d’accueil, de suivi et d’intégration, il n’en est pas moins primordial de soigner cette étape pour que le collaborateur se sente impliqué et en confiance dans une nouvelle équipe, il s’agit de créer un lien d’entrée entre les “anciens” et nouveaux employé·es.
“Chez la Chouette & Rwigo (créateurs du Flightlog), on est convaincu que l’onboarding est un vrai sujet d’entreprise. Mettre en place un processus d’intégration permet aux nouveaux arrivants de se sentir attendus, considérés, et donc de démarrer l’expérience de La Chouette & Rwigo sur de bonnes bases. C’est également l’occasion d’insuffler notre culture d’entreprise pour valider que nous et nos nouveaux membres d'équipes sommes bien alignés !”
L'onboarding commence dès la fin des entretiens de modalité ou la signature du contrat avec un·e candidat·e. En attendant ses premiers pas au sein de l’organisation, il est important de garder le contact avec les futur·es coéquipiers·ères.
C’est à ce moment-là que le Flightlog rentre en ligne de compte : il vous aide à guider l’onboarding (intégration) de façon organisée et professionnelle. Grâce à la centralisation des documents, l'application vous permet de réunir tous les fichiers dont vous avez besoin au même endroit et ainsi d’assurer à vos nouveaux collaborateurs d’être autonome rapidement.
Comment ça marche ?
🗂 Etape 1 : Centraliser l’onboarding de vos employé·es sur un seul outil
Les nombreux documents qui accompagnent l’arrivée d’un·e nouvel·le employé·e sont probablement dispersés sur plusieurs outils en fonction du type de recrutement, de la date d’arrivée de l’employé·e, du poste, etc. Avec le Flightlog simplifiez votre organisation et créer un espace dédié pour chaque employé !
⚙️ En pratique : Créer un Group nommé Ressources Humaines, et à l’intérieur de celui-ci créer un projet Onboarding qui regroupera l’ensemble des documents de suivi de chaque nouvelle arrivée !
👋 Etape 2 : Partager un Welcome kit !
Afin de faciliter l’arrivée des nouvelles recrues au sein de l’équipe, pourquoi ne pas lui partager quelques jours avant son arrivée un premier document d’accueil ? Chez la Chouette & Rwigo, nous appelons ce document le Welcome kit, il est pour l’entreprise l’occasion de présenter l’équipe, rappeler le planning de la première journée d’intégration, informer des modalités du premier jour et partager un petit mot de bienvenue.
⚙️ En pratique : Créez un Welcome kit dans la documentation du projet Onboarding, et partagez le via un lien public à toutes les nouvelles recrues quelques jours avant leurs arrivées. En plus de savoir qu’il·elle est attendu·e, cela lui permettra de prendre en main sans créer de compte et complètement gratuitement votre outil de gestion : le Flightlog !
🚀 Etape 3 : Le jour J !
Puis, grâce à l'outil de documentation collaborative, créez des documents templates, des tutoriels, des check-lists, un livret d’accueil, une présentation de l’entreprise… qui pourront accompagner votre nouvel·le employé·e le jour de son arrivée et tout au long de son intégration. Tout cela contribue au parcours d’intégration du nouvel arrivant, il doit se sentir en confiance et pouvoir trouver facilement tous les fichiers utiles à sa prise de poste.
💡 A noter : Grâce à la page Logs & Activities, vous avez également la possibilité de notifier les autres membres de votre société de l’arrivée d’un·e futur·e collègue.
⚙️ En pratique : Créez une checklist d’arrivée contenant toutes les tâches et activités à compléter durant l’onbaording. Elle peut regrouper les actions en amont (gestion du matériel, de création des comptes utilisateurs sur les outils de l’entreprise,…) mais aussi le planning des premières activités d’intégration de l’employé·e. Ce document servira de feuille de route tout au long des semaines d’onboarding.
Et après ?
Au-delà du groupe projet “Onboarding”, le Flightlog permettra à vos nouveaux collaborateurs de pouvoir s’imprégner de la culture d’entreprise et de faire connaissance avec les autres salariés en parcourant les autres projets de l’entreprise, centralisés sur la solution, et apprendre de ce nouvel environnement.
Invitez les membres que vous souhaitez voir collaborer pour les différents projets créés et gérez les droits d’accès selon les statuts de vos membres : écriture, lecture seule, administration, ...
Fini les milliers de documents répartis dans des milliers de dossiers sur des clés USB, sur dropbox, sur Drive, … Flightlog est simple, efficace, réactif et offre une expérience utilisateur agréable et favorable au bon fonctionnement de cette étape cruciale.
🎉 Bonus
Votre Onboarding est un succès ? Parfait, nous pouvons passer aux choses sérieuses et se mettre au boulot !
Retrouvez un tutoriel de démarrage pour intégrer le Flightlog dans vos processus de gestion de projet (Part.1 & 2) ici : https://get.flightlog-app.io/blog
