Nous le savons d'expérience, toute agence web se voit, un jour, confrontée au problème de l'organisation de sa documentation. L'accumulation de projets, de fichiers et de livrables aux différents formats peut vite devenir un véritable casse-tête, et ce, malgré des outils de gestion de projets efficaces. Le Flightlog facilite notre vie et celle des clients en renforçant le suivi et le partage de nos travaux. C'est pourquoi aujourd'hui je vous livre un panel des différentes utilisations que nous en faisons au quotidien.
🦉 Le Flightlog en interne
Un proverbe français dit qu'il ne faut jamais mépriser les petites choses. Dans le cadre du Flightlog, je dirais qu'il s'agit plutôt de ne pas sous-estimer les petites fonctionnalités. Celles que je vais vous présenter ci-dessous peuvent paraître négligeables, mais elles sont en réalité un véritable atout dans la gestion de nos projets.
"Pour moi, le Flightlog apporte un meilleur suivi de l’avancée du projet, notamment grâce aux logs. On peut y retrouver rapidement toutes les sources dont on a besoin, savoir de quand elles datent et quelles ont été les dernières avancées partagées au client et à l’équipe. Il fait office de source et de référence pour les livrables tout au long du projet." — Quentin Luylier UX/UI Designer La chouette & rwigo
🔥 Une organisation on fire
Pour commencer, la possibilité de créer des groupes pour chaque client nous permet d'associer plusieurs projets à une même entité et donc d'avoir une vision plus globale de l'ensemble de nos productions. On accède ainsi d'emblée à l'historique des projets.
Ensuite, la gestion des équipes et des attributions permet également de savoir rapidement qui a travaillé avec qui et sur quoi et donc de simplifier la coordination interne.
🕺 Un travail d'équipe simplifié
Concernant le travail d'équipe, la centralisation des informations est un réel avantage au quotidien. Cela permet non seulement de retrouver facilement des documents produits précédemment par une autre équipe, mais aussi de partager les contacts des clients directement sur la page du projet concerné.
Les transferts de projet sont donc simplifiés et le roulement des équipes de production devient plus fluide.
Fun fact : De note côté on s'est amusé à détourner le Flightlog pour en avoir une utilisation plus personnelle. Chaque membre de l'équipe possède son propre espace ce qui permet d'utiliser l'application lors d'événements internes comme lors du choix des cadeaux d'anniversaire.
🧑💻 Le Flightlog en externe
Le coeur du Flightlog, c'est aussi de servir de pont entre le client et l'équipe au fil du temps, l'application a su s'inscrire tout du long de notre processus de production pour améliorer nos services.
"Le Flightlog permet de centraliser toute la documentation liée à un projet et sert donc de source de vérité entre les équipes et les clients. Cela permet aussi d’apporter une grande transparence entre tous les acteurs et d’avoir une vision sur les jalons passés." — Emeline Gradeler UX/UI Designer La chouette & rwigo
💁♀️ Assurer une communication de qualité
Depuis que nous l'utilisons, le Flightlog nous a permis d'unifier nos processus de communication avec les clients afin de gagner en qualité.
Premièrement, la possibilité d'enregistrer des templates nous assure d'avoir toujours la même qualité de documentation lorsque nous la partageons avec nos clients, qui que soit leur interlocuteur.
Deuxièmement, la création de logs et la notification au client, qui sont devenues notre petit rituel à chaque fin de jalon, nous permettent de marquer notre avancée dans la production et les différents points de passage nécessitant la validation de ce dernier.
"En tant que développeur, j’utilise le Flightlog au quotidien pour écrire mes documents techniques, il me permet de me concentrer sur l’essentiel, le contenu, en offrant une superbe mise en forme simple et efficiente.
En plus, je peux écrire ma documentation avec mes collègues en direct pour une meilleure productivité et une relecture instantanée.
Je peux ensuite partager très facilement les documents.
Et pendant les réunions, l’écriture du compte-rendu est faite en direct avec tous les participants. C’est magique." — Nicolas Cenerario Web Développeur La chouette & rwigo
🥁 Rythmer les prestations
Ce sont d'ailleurs ces petites habitudes qui nous permettent de rythmer la prestation : les logs listent les différents rendus par phase de production et permettent aux uns comme aux autres de retrouver tous les fichiers livrés à un instant T.
De même, notifier le client à chaque point de passage permet entre autres de faire un rapide point sur les phases passées ainsi que le travail qui reste à accomplir, tout en rappelant à ce dernier la date ainsi que la nature de notre prochain rendez-vous.
🚀 Partager son travail
Enfin, qu'il s'agisse d'un document ou d'un lien externe, nous avons désormais l'habitude de les transférer via le Flightlog qui possède le double avantage de répertorier les deux fichiers au même endroit tout en envoyant un mail au client et ce, en à peine quelques minutes.
Cela facilite la vie du client qui obtient ainsi en un seul mail l'intégralité des fichiers nécessitant une revue de sa part ainsi que les différentes informations dont il pourrait avoir besoin concernant la suite de la production.
Bref, que ce soit en terme d'outils internes ou de communication externe, l'utilisation quotidienne du Flightlog, nous a vraiment permis d'unifier une bonne partie de nos process. Les fonctionnalités qu'il propose nous ont aidées à fluidifier notre coordination interne ainsi que nos échanges avec les clients, notamment en ce qui concerne les points de passage au sein d'une production.
Mais tout ceci n'est qu'un exemple de l'utilisation que nous en faisons à la chouette & rwigo !
